¿Qué gastos se pueden cubrir con la caja chica?
La caja chica es un fondo que utilizan las empresas para cubrir algunos gastos menores y en situaciones de emergencia. En otras palabras, estos gastos no están considerados dentro del presupuesto anual de la compañía, por lo tanto, se considera un gasto extraordinario.
Comprar artículos de oficina, parar tarifas de estacionamiento, costos de transporte, comidas o reparaciones imprevistas son parte de los gastos que cubre la caja chica. Pero ¿Cuáles son las características de la caja chica? Es importante conocer cuales son los gastos que se pueden cubrir, y que características deben cubrir.
¿Qué es y para que sirve?
Cada empresa realiza un presupuesto anual, de acuerdo con sus actividades y proyecciones. Estos presupuestos son generados para cubrir los gastos de insumos, materias primas y para cubrir las necesidades de las diversas áreas y actividades.
Sin embargo, hay gastos que se generan de manera inesperada, o que no se consideran dentro de un presupuesto. La caja chica surge de la necesidad de cubrir estos gastos, que se trata de una pequeña cantidad de dinero en efectivo que las empresas tienen disponible para los gastos moderados que surgen de manera imprevista. Por ello, muchas empresas designan una caja chica, ya sea por área, encargado o equipo. Esto depende de las necesidades y tamaño de la empresa.
¿Qué gastos se pueden cubrir?
Por más pequeños que sean los gastos, llevar una caja chica permite tener un mayor control diario y, así, evitar cualquier tipo de fraude relacionado a las fugas de dinero. Generalmente, esto no requiere una aprobación de directivos para utilizar estos fondos. Sin embargo, los gastos cubiertos deben ser justificados, por lo cuál se debe contar con cada comprobante de pago.
Entre los gastos más frecuentes que se cubren con esta caja chica, se encuentran los siguientes:
- Viajes y comida: Cuando un empleado realiza un viaje por motivos laborales, gastos de traslado, hospedaje y comidas.
- Movilidad: Se utiliza para cubrir el traslado de los empleados para cumplir sus actividades dentro de la compañía.
- Material de oficina: Se pueden utilizar para adquirir material de papelería u oficina de manera inmediata.
- Botiquín: Ante alguna emergencia o necesidad de adquirir medicamento o material especial.
- Reparaciones: Para arreglar algún desperfecto, ya sea en una máquina o en un artefacto de oficina, pueden utilizarse los fondos de la caja chica.
- Artículos de limpieza: En su mayoría se encuentran considerados dentro del presupuesto. Sin embargo, puede que surja una emergencia y se necesite adquirir algún producto de limpieza.
- Suministros cotidianos: Por ejemplo, Agua purificada, café, Azúcar y otros insumos que se requieran.
De esta manera, es importante que se lleve una buena administración. El dinero se utiliza para estos gastos repentinos, se justifica su uso y posteriormente se solicita el reembolso al área de contabilidad y finanzas, de manera que el dinero siga estando disponible para otros gastos de este tipo.
Recomendaciones para llevar una caja chica
Es importante que se guarde cada uno de los comprobantes de la adquisición de un bien o servicio para llevar el control adecuado. Por ello, se debe elegir cuidadosamente al responsable directo que gestionará la caja, así como de aprobar o rechazar las peticiones.
También es importante que se genere una política de control de gastos para la caja chica, en la cual se especifique que tipo de gastos se pueden cubrir, que tipo de comprobantes son aceptados, como se pueden registrar los gastos, entre otros.
Todos los desembolsos son importantes, incluso los más pequeños, aquellos que se cubren con la caja chica, por lo cual un correcto control sobre ellos evitará que se generen desfalcos o gastos que no puedan ser comprobados.
Otro criterio importante, es definir la cantidad de efectivo que tendrá la caja chica. Es decir, se debe tomar en cuenta el área, y el tipo de gastos que se podrían cubrir.
La importancia de la Caja chica
El óptimo manejo de caja chica requiere pedir siempre un recibo y anotar las cantidades entregadas y el concepto del pago, sin importar lo pequeño que sea el monto.
El importe de esta caja chica, además, es renovable cada cierto tiempo, manteniéndose un monto mínimo fijado por la organización.
Existe el mito de que tener caja chica representa solo gastos en la empresa y esto es incorrecto, ya que en toda empresa siempre habrá compras de montos pequeños que requieren ser contabilizados y controlados para tomarlos en cuenta a la hora de declarar los impuestos fiscales, hay que recordar que este tipo de gastos también son aceptados por el fisco y pueden salir de las cuentas de la empresa, en lugar de cuentas personales.